เวลาเป็นหนึ่งในทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดสำหรับเจ้าของธุรกิจ แต่ด้วยการสูญเสียงานในรายการที่ต้องทำคุณต้องควบคุมงานของคุณไม่เช่นนั้นจะควบคุมคุณ โชคดีที่เทคโนโลยีสามารถช่วยได้
$config[code] not foundต่อไปนี้คือ 10 งานทั่วไปที่สิ้นเปลืองเวลาโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มเวลา:
การเรียงลำดับอีเมล
ก่อนที่คุณจะตอบกลับอีเมลจะช่วยจัดระเบียบมันได้ หนึ่งในการเคลื่อนไหวที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือใช้ฟังก์ชันป้ายกำกับแท็กและ / หรือโฟลเดอร์ในโปรแกรมอีเมลของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถจัดการอีเมลสำคัญก่อนและสำคัญน้อยกว่าในภายหลัง (หรืออาจไม่เคย) นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถ "แบทช์" อีเมลเพื่อประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่นบางข้อความอาจต้องการการตอบสนองทันทีในขณะที่คนอื่นสามารถรอได้ หรือคุณอาจต้องการมุ่งเน้นไปที่อีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการหนึ่งโครงการในแต่ละครั้ง สถานการณ์เหล่านี้เหมาะสำหรับโฟลเดอร์ที่มีป้ายกำกับ
แพลตฟอร์มอีเมลเช่น Gmail สามารถจัดเรียงอีเมลลงในโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติตามกฎที่คุณกำหนด ตัวอย่างเช่นจดหมายข่าวรายสัปดาห์สามารถเข้าไปในโฟลเดอร์เดียว สามารถส่งอีเมลจากลูกค้าไปยังโฟลเดอร์ที่มีลำดับความสำคัญหรือระบุว่า "สำคัญ"
ตอบสนองต่ออีเมล
เมื่อถึงเวลาที่จะตอบกลับอีเมลมีแนวโน้มว่าจะมีคำตอบบางอย่างที่เหมือนกันหรืออย่างน้อยก็คล้ายกัน ตัวอย่างเช่นคุณอาจส่งคำตอบที่คล้ายกันไปยังการสอบถามจากลูกค้าที่มีศักยภาพหรือประชาชนทั่วไป
ในกรณีเหล่านั้นคุณสามารถประหยัดเวลาได้มากโดยใช้การตอบกลับสำเร็จรูปใน Gmail หรือเทมเพลตอีเมลใน Outlook
โพสต์ลงโซเชียลมีเดีย
การมีส่วนร่วมในโซเชียลมีเดียเป็นเรื่องสำคัญ - และคุณไม่ควรข้าม นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องทำทุกสิ่งด้วยตนเอง
เมื่อโพสต์การอัพเดททั่วไปลิงก์หรือเนื้อหาที่คล้ายกันแอพกำหนดเวลาเช่น Buffer และ Hootsuite สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาด้วยการตั้งเวลาโพสต์เพื่อให้มีชีวิตตลอดทั้งสัปดาห์ แทนที่จะไปมาระหว่างไซต์และแอปคุณสามารถจัดการทุกสิ่งได้จากแผงควบคุมเดียว
แพลตฟอร์มบล็อกเช่น WordPress และไซต์อีคอมเมิร์ซเช่น Etsy ยังมีตัวเลือกในการโพสต์ลิงก์ใหม่หรือผลิตภัณฑ์ไปยังเว็บไซต์โซเชียลมีเดียโดยอัตโนมัติ
ในที่สุดหากคุณต้องการดูแลเนื้อหาของบุคคลที่สามสำหรับผู้ติดตามของคุณบริการเช่น $ 99 แหล่งข้อมูลโซเชียลและโพสต์เนื้อหาไปยังบัญชีโซเชียลของคุณตามคำแนะนำของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณพร้อมที่จะทำงานกับกลยุทธ์ทางสังคมมากกว่ารายละเอียดการดำเนินการ
จัดตารางนัดหมาย
คุณเคยเดินทางไปมาเพื่อนัดหมายกับคนที่มีงานยุ่งหลายคนหรือไม่? พยายามดิ้นรนหาวันที่และเวลาที่ใช้งานได้ ทุกคน ปฏิทิน? มันน่าหงุดหงิด
หากคุณกำหนดเวลาการนัดหมายจำนวนมากคุณสามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงในแต่ละปีในการเสียเวลางานนี้ ทำไมไม่ใช้แอปตั้งเวลาออนไลน์เช่น ScheduleOnce แทน
คุณเพียงเชื่อมต่อปฏิทินที่มีอยู่กับแอป แอพกำหนดเวลาที่ดีจะทำงานร่วมกับปฏิทินยอดนิยมเช่น Outlook และ Google จากนั้นเชิญบุคคลที่สามเข้าสู่สถานะออนไลน์เพื่อดูว่ามีอะไรให้เลือกบ้างตามตารางเวลาและเลือกวันที่และเวลาที่สะดวกสำหรับพวกเขา
คนฉลาดบางคนมีลิงค์ไปยังปฏิทินออนไลน์ของพวกเขาในลายเซ็นอีเมลของพวกเขา - ตัดอีกขั้นตอนหนึ่งออกจากกระบวนการ
คุณจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลาในการฟีดฟิลด์และเปรียบเทียบอีเมล การประชุมการกำหนดเวลาไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนแอพกำหนดเวลา
การส่งใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำ
หากคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหรือลูกค้าในจำนวนเท่ากันในแต่ละเดือนมันเป็นเรื่องง่ายที่จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์บัญชีบางอย่างเช่น Xero สามารถตั้งค่าเพื่อสร้างและส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำ ระบบบางระบบยังส่งการแจ้งเตือนการติดตามหากใบแจ้งหนี้ไม่ได้ชำระทันเวลา
หรือบางทีคุณอาจมีลูกค้าเกี่ยวกับข้อตกลงการเรียกเก็บเงินด้วยบัตรเครดิตเช่นสำหรับการสมัครสมาชิก ในกรณีนี้ให้ใช้บางอย่างเช่น Freshbooks หรือ PayPal เพื่อเรียกเก็บเงินจากบัตรของลูกค้าในแต่ละเดือน
ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากมักจะหละหลวมอย่างน่าเสียดายในการส่งและติดตามใบแจ้งหนี้ อัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาแน่นอน นอกจากนี้ยังทำให้มีโอกาสน้อยที่งานสำคัญนี้จะตกอยู่ในรอยแตก
รายงานการเข้าชมเว็บไซต์โดยอัตโนมัติ
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้วิธีดึงดูดปริมาณการเข้าชมเว็บไซต์มากขึ้นคือการเข้าใจปริมาณการใช้งานที่มีอยู่ของคุณให้ดีขึ้น คุณต้องรู้ว่าสิ่งใดที่ใช้ได้ผลในวันนี้และไม่เป็นเช่นนั้น กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณต้องมีการจัดการที่ดีเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้เข้าชมกำลังมองหาวิธีที่พวกเขาได้รับในเว็บไซต์ของคุณและสิ่งที่พวกเขาทำเมื่อพวกเขาไปถึงที่นั่น การตรวจสอบนี้เป็นระยะสำคัญเพื่อวัดว่าคุณกำลังดำเนินการอยู่หรือไม่
แต่การกลั่นกรองข้อมูล Google Analytics จำนวนมหาศาลต้องใช้เวลา และคุณอาจผัดวันประกันพรุ่ง
ให้ใช้เวลา - หนึ่งครั้ง - เพื่อตั้งค่ารายงานสถิติที่สำคัญ จากนั้นให้ส่งรายงานเหล่านั้นทางอีเมลถึงคุณและ / หรือคนอื่น ๆ ในทีมของคุณสัปดาห์ละครั้ง คุณสามารถให้พวกเขาส่งเป็น PDF หรือเป็นสเปรดชีต CSV
รายงานปริมาณการใช้ Google Analytics ที่เกิดซ้ำเหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากในระยะยาว แทนที่จะไปที่หน้าแดชบอร์ดของ Google Analytics และกลั่นกรองข้อมูลด้วยตนเอง (เมื่อคุณจำได้!) คุณจะได้รับรายงานที่จัดส่งทุกสัปดาห์ซึ่งคุณสามารถมองเห็นหรือครอบคลุมในการประชุมทีมได้อย่างรวดเร็ว
การจัดการการสื่อสารสนับสนุนลูกค้า
ธุรกิจขนาดเล็กมักจะไปถึงจุดที่จัดการปัญหาลูกค้าผ่านอีเมลปกติกลายเป็นเรื่องไม่สะดวก คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจากอีเมลไปยังระบบซอฟต์แวร์อื่นเช่นระบบป้อนคำสั่งซื้อหรือฐานข้อมูลผู้ติดต่อ
ยิ่งไปกว่านั้นการสื่อสารสำคัญถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายของพนักงานคนหนึ่ง คนอื่น ๆ ใน บริษัท ไม่สามารถมองเห็นได้เว้นแต่คุณจะจำอีเมลของเพื่อนร่วมงานด้วยตนเองเพื่อให้พวกเขาอยู่ในวง
ซอฟต์แวร์โต๊ะช่วยเหลือเช่น Groove อาจเป็นเครื่องช่วยชีวิต ระบบโต๊ะทำงานหรือระบบจองตั๋วช่วยให้การสื่อสารกับลูกค้าเป็นจุดศูนย์กลางเดียวโดยอัตโนมัติเพื่อแจ้งสมาชิกในทีมที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
จากนั้นลองใช้เครื่องมือที่ดีกว่านี้ - ใช้เครื่องมือเช่น Zapier เพื่อรวมการสื่อสารการสนับสนุนลูกค้ากับระบบอื่น ๆ ที่คุณใช้ ใช้ Zapier เพื่อส่งการสื่อสารไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ (เช่นเพื่ออัปเดตข้อมูลติดต่อลูกค้า) หรือส่งไปยังระบบการจัดการโครงการของคุณ (เช่นถ้าต้องการการบำรุงรักษาบัญชีพิเศษ)
ด้วยการรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ คุณจะหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนหรือที่แย่กว่านั้นคือเสียเวลาของความสับสนและข้อผิดพลาด
ทำการตลาดอีเมล์ติดตามผลโดยอัตโนมัติ
โปรแกรมการตลาดอัตโนมัติเช่น Infusionsoft สามารถช่วยให้ทีมเล็กได้รับประโยชน์ คุณสามารถตั้งค่าแคมเปญการตลาดด้วยชุดการสื่อสารสำหรับแต่ละขั้นตอน
เช่นสมมติว่ามีลูกค้าเข้ามาในเว็บไซต์ของคุณและกรอกแบบฟอร์มเพื่อดาวน์โหลดเอกสารทางเทคนิคฟรี คุณสามารถส่งชุดของการสื่อสารติดตามเพื่อบำรุงที่นำไปสู่ - โดยไม่ต้องเริ่มต้นอีเมลด้วยตนเองในแต่ละครั้ง นั่นคือการยกระดับ!
กรอกแบบฟอร์มออนไลน์
เมื่อใดก็ตามที่คุณพยายามสมัครใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ใหม่บริการจดหมายข่าวหรืออะไรก็ตามที่ต้องมีการลงทะเบียนคุณอาจกรอกแบบฟอร์ม กรอกแบบฟอร์มเดียวที่นี่หรือไม่มีเรื่องใหญ่ แต่เมื่อรวมเข้าด้วยกันมันจะรวมการสูญเสียงานในชีวิตของคุณ
โปรแกรมซอฟต์แวร์เช่น Roboform สามารถเติมแบบฟอร์มเหล่านี้โดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเดิมซ้ำไปซ้ำมา
การสำรองข้อมูลของคุณ
ข้อมูลของคุณเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดที่ธุรกิจของคุณมี นั่นเป็นสาเหตุที่การสำรองข้อมูลทั่วไปมีความสำคัญ แต่คนลืมหรือไม่ต้องใช้เวลาในการทำงานนี้ให้เสร็จสมบูรณ์เป็นประจำ
บริการบนคลาวด์เช่น Carbonite และ Dropbox เสนอโซลูชันที่จะสำรองไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัติ
ด้วย Google Drive และ Microsoft OneDrive คุณสามารถกำหนดให้เอกสารทั้งหมดของคุณเริ่มต้นเพื่อบันทึกโดยอัตโนมัติไปยังคลาวด์ และคุณยังสามารถตั้งค่าการสำรองข้อมูลอัตโนมัติภายในผ่าน Windows หรือ Apple Time Machine
ทำให้งานที่สูญเสียไปโดยอัตโนมัติ 10 ครั้งจากนั้นหางานให้ทำเพิ่มอีก 10 รายการอัตโนมัติ สักสองสามนาทีที่นี่เป็นอิสระและในที่สุดก็เพิ่มขึ้นเป็นชั่วโมง นี่คือเวลาที่คุณสามารถใช้เพื่อผ่อนคลายและสนุกกับชีวิต
เบื่อที่รูปถ่ายการทำงานผ่าน Shutterstock
5 ความคิดเห็น▼
