สำนักงานที่มีการจัดระเบียบอย่างดีช่วยประหยัดเวลาและทำให้คุณมีความสุขมากขึ้นและเพื่อนร่วมงานที่มีความสุขยิ่งขึ้น
การเดินลุยกระดาษกองซ้อนลิ้นชักที่พันกันยุ่งเหยิงสายพันกันและกล่องของที่วางอยู่รอบ ๆ อาจดูเหมือนไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่เป็นภาระทางกายภาพที่แท้จริงเมื่อคุณพิจารณาเวลาที่ใช้ในการหาสิ่งที่ควรหาได้ง่าย แต่ไม่ใช่ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เป็นระเบียบและเกิดความสับสนเป็นปัญหาใหญ่
$config[code] not foundแล้วมีภาระทางจิต ไม่ว่าคุณจะรู้ตัวหรือไม่ก็ตามความยุ่งเหยิงอาจทำให้ทุกคนเครียด
ต่อไปนี้เป็นวิธี 21 วิธีในการจัดระเบียบพื้นที่ทำงานทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ
เอามันออกจากพื้น
ไปในแนวตั้งกับตู้หนังสือและหน่วยเก็บเข้าลิ้นชัก บ่อยครั้งที่เรามีพื้นที่เดสก์ท็อปหรือพื้นที่บนพื้นไม่เพียงพอ การจัดเก็บในแนวตั้งทำให้การใช้พื้นที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ระดับสายตามากขึ้น
สร้าง“ ศูนย์กิจกรรม”
ใส่ทุกอย่างที่คุณต้องการเพื่อทำกิจกรรมให้เสร็จในพื้นที่เดียวโดยเฉพาะถ้าคุณทำกิจกรรมเป็นประจำ คุณจะหลีกเลี่ยงการเสียเวลาค้นหาและประกอบสิ่งที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่นการบรรจุและการขนส่งอุปกรณ์และเครื่องมือควรอยู่ในที่เดียว หรือสร้างชั้นวางของสำหรับสิ่งของที่คุณนำติดตัวไปเมื่อคุณเดินทางเช่นกระเป๋าเดินทางแขนเสื้อเทียมและเครื่องชาร์จแบบพกพา
ไฟล์มันสแกนทำลายมัน
อย่าใช้เดสก์ท็อปของคุณเป็นกล่องจดหมายเพราะกระดาษที่สำคัญ (เช่นเช็ค!) อาจสูญหายได้ สัญญาที่ลงนามและรายการอื่น ๆ ที่คุณต้องการเก็บไว้ในแบบฟอร์มกระดาษควรถูกยื่นออกไปทันที สแกนสิ่งอื่นในรูปแบบดิจิทัล ฉีกและทิ้งหรือรีไซเคิลกระดาษ
โฟลเดอร์สำหรับทุกสิ่ง
มีโฟลเดอร์สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมด Pendaflex โฟลเดอร์แบบแขวนพร้อมกับโฟลเดอร์ด้านในของ Manila นั้นเป็นโซลูชั่นที่ไม่แพง ติดป้ายกำกับทั้งสอง โฟลเดอร์ Pendaflex เป็นตัวยึดตำแหน่งของคุณในตู้เก็บเอกสารและควรปล่อยทิ้งไว้ตลอดเวลา โฟลเดอร์มะนิลาด้านในเป็นโฟลเดอร์ที่คุณดึงออกมาได้ตามต้องการ จากนั้นจึงง่ายต่อการรีฟิลโฟลเดอร์มะนิลาลงในเพ็นเฟล็กซ์เมื่อทำเสร็จแล้ว
ล้อมสายคอมพิวเตอร์
มีสายคอมพิวเตอร์และสายไฟพันกันยุ่งไหม? คุณไม่ใช่คนเดียว โชคดีที่ความสัมพันธ์แบบบิดและฝาปิดสายพิเศษสามารถทำให้สิ่งต่าง ๆ เรียบร้อย ติดป้ายสายของคุณเพื่อให้คุณสามารถค้นหาสายที่ถูกต้องเมื่อคุณต้องตัดการเชื่อมต่อหรือย้ายบางสิ่งบางอย่าง
ใช้ Corkboards เพื่อเก็บไอเท็ม "สุดยอดจิตใจ" ไว้ต่อหน้าคุณ
หากคุณต้องการอ้างอิงรายการตรวจสอบสำหรับงานหรือการเตือนความจำบางประเภทให้ปักหมุดไว้ที่กระดานไม้ก๊อกใกล้กับโต๊ะทำงานของคุณ สิ่งนี้เป็นสิ่งที่ดีสำหรับกระบวนการใหม่ใด ๆ จนกว่ามันจะกลายเป็นนิสัยที่ฝังแน่น เพียงแกะของออกจากรายการเมื่อคุณไม่จำเป็นต้องอ้างถึงอีกต่อไป
จัดเก็บคู่มือทั้งหมดไว้ในที่เดียว
จำเป็นต้องอ้างถึงคู่มือการใช้งานสำหรับเครื่องพิมพ์ของคุณหรือไม่? หรือหาใบปลิวการเรียนการสอนขนาดเล็กที่มาพร้อมกับชุดหูฟังบลูทู ธ ของคุณ? หากคุณวางคู่มือทั้งหมดไว้ในลิ้นชักลังพลาสติกหรือโฟลเดอร์โดยเฉพาะคุณจะไม่ต้องตามล่าหามัน
สร้างลิ้นชักแบ่งออก
หากลิ้นชักของคุณไม่มีวงเวียนในตัวซื้อโลหะราคาถูกหรือวงเวียนไม้ - หรือพลาสติกรีไซเคิลที่ดีกว่า จัดระเบียบอุปกรณ์ชาร์จ ปากกา; คลิปหนีบกระดาษ; แผ่นจดบันทึกและกระดาษโน้ต กรรไกรและรายการอื่น ๆ ไม่เพียง แต่ประหยัดเวลาในการจัดระเบียบลิ้นชักคุณจะรู้สึกเครียดน้อยลงหากคุณไม่ต้องดำดิ่งสู่ความยุ่งเหยิงหลายครั้งต่อวัน
ใช้ Labeler เพื่อจัดระเบียบชั้นวาง
ไม่ใช่แค่ไฟล์ที่ต้องการป้ายกำกับ ชั้นวางและลิ้นชักจะได้ประโยชน์จากการติดฉลาก วิธีนี้ทำให้ทุกคนในสำนักงานรู้สถานที่ที่เหมาะสมในการคืนสิ่งของ
เก็บรายการ“ สิ่งที่ต้องทำ”
ความยุ่งเหยิงทางจิตเป็นปัญหามากเท่ากับความยุ่งเหยิงทางกายภาพ หนึ่งในประเด็นสำคัญในระบบการทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จคือการนำสิ่งของออกจากหัวของคุณและใส่กระดาษ (หรือรายการอิเล็กทรอนิกส์) ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมุ่งเน้นงานในมือ เพียงแค่ทำให้รายการที่ต้องทำสั้นและไม่กระจัดกระจาย
ทำการบำรุงรักษารายสัปดาห์และทำความสะอาด
ในตอนท้ายของแต่ละสัปดาห์ให้นำสิ่งของที่ใช้ในช่วงสัปดาห์กลับเข้าที่ ฉีกหรือจัดเรียงไฟล์กระดาษ หากคุณไม่ปล่อยให้ความยุ่งเหยิงสะสมนานเกินไปการจัดระเบียบให้ง่ายขึ้น
ใช้ที่ตั้งคลาวด์กลางสำหรับเอกสาร บริษัท
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงความต้องการสำหรับทุกคนในการตั้งค่าระบบ "การจัดเก็บข้อมูลเสมือนจริง" ของพวกเขาเองคือการใช้ที่ตั้งคลาวด์ส่วนกลางเพียงแห่งเดียวสำหรับเอกสาร บริษัท ตัวเลือกต่าง ๆ เช่น Google Drive หรือ OneDrive ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าโฟลเดอร์กลางตามหัวข้อหรือไคลเอนต์เพื่อแชร์เอกสาร
ใช้การจัดการโครงการหรือซอฟต์แวร์ตัวจัดการงาน
ระบบการจัดการโครงการช่วยให้พนักงานสามารถติดตามโครงการได้ ที่สำคัญกว่านั้นจะกำจัดรายการที่ต้องทำและคำแนะนำทางอีเมลและความสับสนที่เกิดขึ้นจากพวกเขา
สแกนใบเสร็จรับเงินและจัดเก็บในคลาวด์
จากนั้นคุณสามารถทิ้งใบเสร็จรับเงินกระดาษ ด้วยแอปมือถือรุ่นใหม่ที่คุณไม่จำเป็นต้องใช้สแกนเนอร์คุณเพียงแค่ถ่ายรูป ด้วยแอพขั้นสูงคุณสามารถซิงค์ใบเสร็จรับเงินกับบันทึกบัญชีหรือบันทึกบัตรเครดิตของคุณโดยอัตโนมัติ (หลีกเลี่ยงการป้อนด้วยตนเอง)
ใช้บุ๊กมาร์กของเบราว์เซอร์สำหรับการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว
คุณเคยใช้เวลาตามล่าหาลิงก์ไปยังเว็บไซต์อ้างอิงที่เกิดซ้ำหรือหน้าจอเข้าสู่ระบบหรือไม่? หรือจำไม่ได้ว่าจะหาได้จากที่ไหน? บุ๊กมาร์กพวกเขาและจัดระเบียบบุ๊กมาร์กในโฟลเดอร์ดังนั้นคุณสามารถไปที่บุ๊กมาร์กเหล่านั้นได้ในไม่กี่คลิก
บันทึกรายการโปรดสำหรับคำสั่งซื้อที่เกิดขึ้นประจำ
เครื่องประหยัดอีกเครื่องหนึ่งคือการบันทึกรายการโปรดที่ร้านค้าปลีกออนไลน์ที่คุณใช้เป็นประจำ ด้วยวิธีนี้คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาอุปกรณ์เดียวกันทุกครั้งที่ซื้อ เว็บไซต์อย่าง Staples.com ให้คุณบันทึกรายการโปรดและสะดวกสบายมาก
ไฟล์เก่าที่เก็บถาวร
หากคุณไม่ได้ใช้ไฟล์คอมพิวเตอร์ (โดยเฉพาะอีเมล!) ในปีที่ผ่านมาให้เก็บไฟล์เหล่านั้นไว้ คุณยังคงมีพวกเขาอยู่ แต่คุณจะไม่ต้องลุยพวกเขาเพื่อค้นหารายการปัจจุบัน พิจารณาตั้งค่านโยบายเพื่อลบไฟล์ที่เก็บถาวรหลังจากระยะเวลาหนึ่งเช่นกัน
มีซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสและมัลแวร์ที่เพียงพอ
มีเพียงไม่กี่สิ่งที่อาจทำให้เกิดการหยุดชะงักและความสับสนมากกว่าไฟล์ที่หายไปหรือเวลาที่เสียไปเนื่องจากการโจมตีของไวรัสคอมพิวเตอร์และมัลแวร์ 'Nuff กล่าวว่า!
ใช้แอพจัดการบันทึกย่อ
แอพบันทึกย่อเช่น Evernote, OneNote ของ Microsoft และ SimpleNote สามารถช่วยคุณจัดระเบียบและจัดเก็บการวิจัยทางเว็บและบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์
โทรศัพท์“ สมาร์ท” อย่างแท้จริงเป็นตัวช่วยเวลา
สมาร์ทโฟนใช้เวลาอย่างชาญฉลาดประหยัดเวลาและทำให้เรามีความสุขมากขึ้น เราอาจสามารถหลบหนีจากงานออฟฟิศสำหรับงานครอบครัวโดยไม่รู้สึกผิดเพราะเรายังคงติดต่อกันในกรณีที่มีเหตุการณ์ร้ายแรงเกิดขึ้น มีสมาร์ทโฟนที่ทรงพลังพร้อมหน่วยความจำภายในเพียงพอที่จะเรียกใช้แอพที่ต้องการ
ซิงค์อัตโนมัติสำหรับอุปกรณ์ทั้งหมด
การพูดถึงสมาร์ทโฟนเจ้าของธุรกิจและพนักงานต่างก็ใช้อุปกรณ์หลายอย่างเช่นคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะแท็บเล็ตและสมาร์ทโฟนต่อคนในวันเดียวกัน ที่เก็บไฟล์บนคลาวด์หรืออย่างน้อยความสามารถในการซิงค์ไฟล์โดยอัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงความสับสนจากการไม่มีไฟล์ล่าสุด
อัพเกรดคอมพิวเตอร์สำหรับหน่วยความจำและความเร็ว
คุณอาจไม่ได้ตระหนักถึงเวลาที่เสียไปเมื่อทุกสิ่งที่คุณทำใช้เวลานานกว่าหรือแย่กว่านั้นคือค้างหรือหยุดทำงานเป็นประจำ หน่วยความจำและตัวประมวลผลที่เพียงพอปีที่ผ่านมาอาจไม่เพียงพอสำหรับงานในปีนี้ ดังนั้นอัพเกรด!
เหล่านี้คือแนวคิดเกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูลสำนักงานและองค์กรของฉัน อะไรคือเคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบสำนักงานของคุณและทำให้เชื่องสัตว์ระรานและความยุ่งเหยิง?
ภาพถ่าย Office ผ่าน Shutterstock
10 ความเห็น▼
