ความรับผิดชอบของผู้ประสานงานการประชุม

ผู้ประสานงานการประชุมหรือผู้วางแผนการประชุมมักจะมีส่วนร่วมในทุกด้านของการประชุมตั้งแต่การเซ็นสัญญาครั้งแรกไปจนถึงการทำความสะอาดในวันสุดท้ายของกิจกรรม ในระหว่างนั้นมีหน้าที่หลากหลายที่คุณสามารถคาดหวังได้ ตั้งแต่ปี 2014 มีโอกาสมากมายในสาขาที่คาดว่าจะมีอย่างน้อยจนถึงปี 2024 เนื่องจากสำนักสถิติแรงงานคาดการณ์ว่าการจ้างงานผู้ประสานงานการประชุมจะเพิ่มขึ้นประมาณ 10%

$config[code] not found

การวางแผนล่วงหน้า

ในฐานะผู้ประสานงานคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดที่ลูกค้าต้องการเป็นลายลักษณ์อักษรในสัญญาก่อนที่คุณจะเริ่มเตรียมการประชุม คุณจะได้พบกับผู้นำขององค์กรสำหรับการประชุมเพื่อหารายละเอียดเช่นคาดว่าจะเข้าร่วมจำนวนเท่าไรอาหารและของว่างที่จำเป็นต้องมีซึ่งกลุ่มเป้าหมายประกอบด้วยอะไรวัตถุประสงค์ของการประชุมคืออะไรและงบประมาณประเภทใด ข้อ จำกัด ไคลเอนต์ที่อยู่ภายใต้ นอกจากนี้คุณจะต้องเจรจากับผู้ขายสิ่งอำนวยความสะดวกและผู้ให้บริการอื่น ๆ และจดบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับกิจกรรม โดยปกติคุณจะมีงบประมาณที่คุณต้องทำงานภายใน

จัดระเบียบกิจกรรม

เมื่อคุณสรุปรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับสถานที่จัดงานและผู้ที่จะให้บริการคุณจะต้องรับผิดชอบในการจัดระเบียบรายละเอียดเหล่านั้นให้เป็นไปอย่างราบรื่น คุณจะต้องคิดออกว่าจะใช้วิทยากรในห้องไหนทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความนิยมในการประชุมเชิงปฏิบัติการและจำนวนแขกที่คาดว่าจะซื้อตั๋วงานเลี้ยง กับลูกค้าของคุณคุณจะต้องรับผิดชอบในการเลือกเมนูการจัดโต๊ะและความบันเทิงและการเตรียมการสำหรับไมโครโฟนและความต้องการด้านภาพและเสียงของลำโพง หากผู้เข้าร่วมประชุมพักที่โรงแรมอื่นนอกเหนือจากที่คุณจัดการประชุมคุณอาจต้องเตรียมการเดินทางให้ ในช่วงเวลาของเหตุการณ์คุณควรสร้างตารางรายละเอียดและรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับทุกบริการ

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

ตรวจสอบกิจกรรม

ในระหว่างการประชุมคุณจะได้รับการคาดหวังว่าจะได้รับโทรศัพท์เพื่อดูแลคำขอในนาทีสุดท้ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายนั้นเป็นที่ที่พวกเขาควรจะเป็น ก่อนวันแรกคุณจะทัวร์ชมสถานที่เพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดบูธแสดงสินค้าอย่างเหมาะสมว่าโรงแรมพร้อมให้แขกมาถึงและมีป้ายที่เพียงพอ คุณอาจพกเครื่องส่งรับวิทยุหรือพร้อมบนโทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อตอบสนองต่อคำขอของลูกค้าทันที นอกเหนือจากการเฝ้าดูความคืบหน้าของการประชุมในขณะที่กำลังดำเนินอยู่ความรับผิดชอบส่วนใหญ่ของคุณคือการแก้ไขปัญหาและแก้ไขปัญหาตามที่เกิดขึ้น

ติดตาม

ผู้ประสานงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะคอยติดตามลูกค้าเพื่อดูว่างานนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่ คุณจะต้องรวบรวมการชำระเงินทันทีหลังจากเหตุการณ์และชำระผู้ขายของคุณ สร้างแบบสำรวจสำหรับผู้เข้าร่วมเพื่อกรอกก่อนออกจากกิจกรรมและแบ่งปันผลลัพธ์กับลูกค้าของคุณ พบกับผู้นำจัดงานจาก บริษัท ที่จัดประชุมเพื่อรับฟังความคิดเห็น เนื่องจากผู้ประสานงานการประชุมหลายคนมีส่วนร่วมในการขายบริการของพวกเขาด้วยเหตุนี้คุณอาจต้องของานประสานงานการประชุมหรือการประชุมครั้งต่อไปเมื่อคุณติดตามงานนี้