วิธีการเขียนอีเมลทางการทูต

อีเมลของนักการทูตนั้นตรงไปตรงมาและสุภาพและพยายามทำให้แน่ใจว่าผู้รับจะไม่เข้าใจผิดหรือตีความข้อมูลที่ผิด เมื่อเขียนอีเมลทางการทูตให้ใช้ภาษาที่เป็นทางการและแม่นยำและหลีกเลี่ยงคำทางอารมณ์ เป้าหมายคือการใช้ภาษาที่มีไหวพริบ - คำที่ถ่ายทอดข้อความสำคัญอย่างชัดเจน - โดยไม่ทำให้เกิดความรู้สึกไม่ดี

ตั้งค่าเสียง

กำหนดเสียงโดยเน้นที่ความคิดข้อความหรือคำแนะนำของคุณจะช่วยให้พนักงานของคุณ รับทราบการดิ้นรนที่เกี่ยวข้องกับงานที่พวกเขาเผชิญเช่นปัญหาทางเทคนิคหรือความพ่ายแพ้และถาม - แทนที่จะต้องการ - เมื่อมีบางสิ่งที่คุณต้องการหรือต้องการ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณกำลังเพิ่มพนักงานในโครงการที่มีอยู่ให้เขียนว่า "ฉันรู้ว่าโครงการนี้ทำให้เกิดความเครียดมากขึ้นกับทีมของคุณดังนั้นฉันจึงขอให้ Jane Doe ให้ความช่วยเหลือในการแก้ไขสำเนาคุณสามารถให้เธอได้หรือไม่ ร่างหยาบก่อนวันหยุดสุดสัปดาห์? " ภาษาทางการทูตมีน้ำเสียงสุภาพที่พยายามทำให้ผู้รับสบายใจ.

$config[code] not found

ให้มันเป็นมืออาชีพ

หลีกเลี่ยงเรื่องส่วนตัวที่เป็นความลับหรือละเอียดอ่อนเช่นข้อมูลเงินเดือนปัญหาบุคลากรหรือความขัดแย้งภายในในอีเมลทางการทูต หารือเกี่ยวกับเรื่องสาธารณะเท่านั้นแนะนำนิตยสาร Inc. จัดการปัญหาส่วนตัวหรือความลับแบบตัวต่อตัวหรือทางโทรศัพท์เสมอหากไม่สามารถประชุมแบบเห็นหน้าได้ คุณไม่มีทางรู้ว่าอีเมลอาจถูกส่งผ่านสำนักงาน ใช้คำทักทายและการปิดอย่างมืออาชีพเพื่อให้ผู้รับทราบว่าการติดต่อนั้นเกี่ยวข้องกับงานไม่ใช่เป็นเรื่องส่วนตัวตัวอย่างเช่นเริ่มต้นอีเมลด้วย "Hello," "ทักทาย" หรือ "อรุณสวัสดิ์" - ไม่ใช่ "เฮ้," "Yo" หรือ "To peeps ของฉัน"

วิดีโอประจำวันนี้

มาถึงคุณโดย Sapling มาถึงคุณโดย Sapling

เลือกคำพูดของคุณอย่างชาญฉลาด

มุ่งเน้นที่ข้อความ "ฉัน" มากกว่า "คุณ" โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพูดถึงข้อบกพร่องข้อผิดพลาดหรือการแก้ไขในอีเมล. อธิบายข้อความของคุณเพื่อให้ผู้รับได้รับความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายและความตั้งใจของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการส่งอีเมลทั่วทั้ง บริษัท เกี่ยวกับความสำคัญของการประชุมกำหนดเวลาเขียน "มันเป็นเป้าหมายของฉันเสมอที่จะพบกับกำหนดส่งเพื่อรักษาฐานลูกค้าที่แข็งแกร่งการตรงต่อเวลาและประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญอันดับสองของฉัน ดังนั้นโปรดติดต่อฉันหากสถานการณ์เกิดขึ้นซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหากำหนดเวลา "

ตรงและเฉพาะเจาะจง

ซื่อสัตย์และตรงกับการติดต่อของคุณดังนั้นเพื่อนร่วมงานของคุณไม่ต้องอ่านระหว่างบรรทัดหรือเดาว่าคุณกำลังพยายามพูดอะไร ภาษาการเจรจาต่อรองเป็นเรื่องที่รัดกุมกระชับและตรงประเด็น. ลบคำความคิดหรือความคิดส่วนเกินที่อาจทำให้พนักงานของคุณสับสนหรือทำให้อีเมลของคุณสับสน ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการจัดการกับการละเมิดรหัสชุดพนักงานในอีเมลถึงครูเขียน "โปรดตรวจสอบข้อกำหนดชุดรหัสในคู่มือพนักงานไม่มีกางเกงขาสั้นเสื้อกล้ามหรือรองเท้าแตะในช่วงเวลาเรียน" ที่อยู่อีเมลไปที่ "พนักงานทุกคน" ดังนั้นจึงไม่มีใครแยกออกจากกัน