มีโครงการเขียนต่อหน้าคุณ…และแผ่นกระดาษเปล่า ในฤดูหนาวคุณเริ่มคิดว่าอาจจ้างนักเขียนคำโฆษณาได้ง่ายกว่าเดิม (เพราะคุณไม่ได้ทำธุรกิจเพื่อเป็นนักเขียน) คิดใหม่อีกครั้ง. ด้วยห้าขั้นตอนที่ตรงไปตรงมาและการฝึกฝนคุณสามารถเป็นผู้เขียนคำโฆษณาของคุณเองและนำเงินที่คุณได้ใช้ไปกับการช่วยเหลือจากภายนอกมาทำธุรกิจ
ทำไมการเขียนเชิงธุรกิจจึงมีความสำคัญ
การเขียนเหตุผลหรือการสื่อสารทางธุรกิจประเภทใดก็ตามมีความสำคัญคือเหตุผลเดียวกับที่เราทำธุรกิจ: เพื่อสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดี การเขียนเชิงธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสามารถส่งเสริมผลลัพธ์ทางธุรกิจในเชิงบวกได้หลายวิธี ได้แก่:
- การสร้างคุณค่าแก่ผู้มีส่วนได้เสีย
- ช่วยในการปรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้สอดคล้องกับกลยุทธ์และเป้าหมายของ บริษัท
- การอนุญาตให้นักเขียนมีส่วนร่วมในการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
คำแนะนำการเขียนด้านล่างจะปรับปรุงวิธีการเขียนของคุณไม่ว่าจะยาวเท่าใด - จากอีเมลที่ไม่เป็นทางการไปจนถึงข้อเสนอทางธุรกิจเต็มรูปแบบ (สิ่งเดียวที่จะแตกต่างกันคือเวลาที่ใช้ในงานเขียนแต่ละงาน)
ขั้นตอนที่ 1: รู้จักผู้ชมของคุณ
คุณกำลังสื่อสารขึ้นลงหรือด้านข้าง? ผู้ชมของคุณอยู่ภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณหรือไม่ นี่เป็นคำถามพื้นฐานที่สุดที่เกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณ หากคุณหยุดที่นี่ในการตรวจสอบของคุณคุณอาจไม่มีข้อมูลเพียงพอที่จะไปเพิ่มเติมในกระบวนการเขียน
ทำความรู้จักกับผู้อ่านของคุณในแบบที่คุณทำได้ หากเป็นบุคคลที่เฉพาะเจาะจงพวกเขามีผู้ช่วยที่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกกับคุณหรือไม่ บางทีรายงานโดยตรงของบุคคลนั้นอาจให้พอยน์เตอร์แก่คุณได้บ้าง มีโปรไฟล์ของบุคคลที่จะช่วยคุณกำหนดความสนใจและสไตล์การสื่อสารของพวกเขาหรือไม่? หากคุณกำลังขายหรือสื่อสารถึงสายการบังคับบัญชาคำตอบของคำถามเหล่านี้อาจเป็นปัจจัยที่สำคัญว่าผู้ชมของคุณจะอ่านและดำเนินการตามที่เขียนหรือไม่
สละเวลาสักครู่เพื่อพิจารณารูปแบบการสื่อสารที่ผู้อ่านของคุณต้องการ คิดเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาสื่อสารกับคุณและคนอื่น ๆ พวกเขาต้องการให้คุณ "ไปยังจุด" หรือพวกเขาเริ่มต้นด้วยการถามว่าครอบครัวของคุณจะทำอย่างไร ภูมิปัญญาที่แพร่หลายในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของชาวอเมริกันคือการได้ตรงประเด็น; อย่างไรก็ตาม; นักธุรกิจจำนวนมากต้องการสร้างความสัมพันธ์ก่อนและพวกเขาจะไม่อ่านอีเมลของคุณหากพวกเขารู้สึกว่าคุณค่าลดลงจากการสื่อสารที่กระโดดไปทางธุรกิจ การรู้จักผู้ชมของคุณหมายถึงการรู้ว่าจะให้ประเด็นหลักของคุณอยู่ที่ใด: จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุด
สิ่งสำคัญที่สุดที่ควรจำเมื่อพิจารณาผู้ชมของคุณคือการรู้ว่าพวกเขาสนใจอะไร ไม่มีอะไรผิดกับคำถาม“ มีอะไรให้ฉันบ้าง” หากคุณไม่ได้ถามในนามของผู้อ่านข้อความของคุณอาจถูกมองข้าม
ขั้นตอนที่ 2: ตัดสินใจเลือกช่องทางการสื่อสาร
เมื่อคุณรู้จักผู้ชมของคุณคุณสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดเกี่ยวกับช่องที่จะใช้ ช่องทางหรือโหมดการสื่อสารสามารถแบ่งออกเป็นภายในหรือภายนอกภายนอกเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ นี่เป็นเพียงขั้นตอนแรก พิจารณาว่าผู้อ่านจะส่งต่อข้อมูลของคุณหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นเขาหรือเธอจะผ่านมันไปให้ใคร คำถามเหล่านี้จะช่วยคุณตัดสินใจว่าคุณต้องการแผ่นพับจดหมายจดหมายบันทึกอีเมลหรือรูปแบบการเขียนเชิงธุรกิจอื่น ๆ หรือไม่
ตัวอย่าง: เราจะเขียนถึงหัวหน้างานของเราเพื่อโน้มน้าวเขาว่าต้องมีนโยบายใหม่เกี่ยวกับการขอเวลานอกสถานที่ เนื่องจากนี่เป็นคำขอภายในที่เป็นทางการมากกว่าเราจึงจะใช้รูปแบบบันทึก บันทึกจะถูกเขียนในลักษณะที่ผู้บังคับบัญชาสามารถนำไปให้ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสำหรับการอภิปราย
ขั้นตอนที่ 3: การแสดงคำพูดที่เป็นคำพูด
ในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจผู้เข้าร่วมมักเข้าใจผู้ชมและช่องทางการสื่อสาร แต่ในจุดที่พวกเขาต้องระบุวัตถุประสงค์โดยรวมพวกเขาคิดว่า“ ฉันต้องการให้พวกเขาอ่าน” เป้าหมายนี้ไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจ การเขียน - เพื่อเปลี่ยนพฤติกรรม การแสดงความคิดเห็นในสิ่งที่คุณต้องการจากผู้อ่านกระตุ้นให้เกิดการกระทำเฉพาะ คุณต้องการให้ผู้อ่านทำตามนโยบายใหม่หรือไม่? คุณต้องการให้พวกเขาโทรหาข้อเสนอการแสดงหรือทดลองใช้หรือไม่? คุณกำลังแนะนำการเปลี่ยนแปลงหรือทำการร้องขอที่ต้องการการดำเนินการทันทีหรือไม่?
หากคุณไม่ชัดเจนเกี่ยวกับการกระทำที่เป็นอุดมคติผู้อ่านของคุณจะไม่ชัดเจนเช่นกันและมีแนวโน้มที่จะลงมือปฏิบัติน้อยลง ในอีกด้านหนึ่งโดยการมีความคิดที่ชัดเจนว่าเป้าหมายของการสื่อสารของคุณคืออะไรคุณมีแนวโน้มที่จะโน้มน้าวให้ผู้อ่านของคุณลงมือทำ เวลาเป็นสิ่งสำคัญในการเขียนเชิงธุรกิจ คุณมีเวลาเพียงชั่วครู่ที่จะให้ผู้ชมรับรู้ว่าสิ่งที่คุณพูดมีค่าและต้องการการกระทำ
ขั้นตอนที่ 4: คิดเหมือนนักข่าว
เช่นเดียวกับนักข่าวให้ตอบคำว่า "Five W" - ซึ่งอะไรที่ไหนเมื่อไหร่ทำไม (และอย่างไร) โปรดจำไว้ว่าการเขียนเชิงธุรกิจนั้นชัดเจนขึ้นเมื่อถึงจุด อย่าให้ประวัติและรายละเอียดเบื้องหลัง "น่าสนใจ" ยกเว้นว่าเกี่ยวข้องโดยตรงกับสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านทำ
หากคุณมีผู้อ่านที่ชอบรายละเอียดมากพิจารณาตอบคำถามต่อไปนี้ในการเขียนของคุณ:
- ทำไมผู้อ่านถึงสนใจ?
- ผู้อ่านได้ประโยชน์อย่างไร
- ผู้อ่านควรทำอย่างไร?
- ผู้อ่านควรทำเมื่อใด
- จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้อ่านดำเนินการ?
- จะเกิดอะไรขึ้นถ้าผู้อ่าน ไม่ เริ่มปฏิบัติ?
- ใครจะได้รับประโยชน์บ้าง ทำไม?
- ผู้อ่านไปหาข้อมูลเพิ่มเติมที่ไหน
ขั้นตอนที่ 5: ปิดการขาย
ขอขายเมื่อสิ้นสุดการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ร้องขอจากผู้อ่านเกี่ยวกับการกระทำที่คุณคาดหวังและเมื่อคุณคาดหวัง นี่เป็นเทคนิค "ปิด" ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดกับผู้ชมในสหรัฐอเมริกา หากการเขียนสำหรับผู้ชมต่างประเทศมีขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง; อย่างไรก็ตามการให้การสิ้นสุดที่น่าสนใจจะช่วยเสริมการสื่อสารของคุณ
ลองมาดูตัวอย่างที่ใช้ทั้งห้าขั้นตอนของกระบวนการเขียน
ถึง: Evan Datta จาก: Soma Jurgensen, x555 วันที่: 29 ธันวาคม 2010
เรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพของการร้องขอการปิดเวลาที่จ่าย (PTO) ในการประชุมเจ้าหน้าที่เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันรู้สึกประทับใจที่คุณต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพในกระบวนการของเราเพื่อจัดลำดับความสำคัญของเวลาและค้นหาสมดุลของการทำงาน / ชีวิตในฐานะองค์กร ความคิดที่รอบคอบของคุณในวันนั้นเป็นแรงบันดาลใจให้ฉันเสนอความคิดของฉันเอง โปรดพิจารณาบันทึกช่วยจำนี้เป็นคำร้องขอให้มีการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการที่ทำให้ บริษัท ของเรามีค่าใช้จ่ายนานนับชั่วโมงโดยไม่มีประสิทธิภาพและการทำงานซ้ำ ด้วยคำร้องขอการเปลี่ยนแปลงนี้คุณสามารถเพิ่มยุทธวิธีอื่นเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์การมุ่งเน้นไปที่ผู้คนด้วยกระบวนการทำให้เพรียวลม นโยบายปัจจุบันมีไว้สำหรับพนักงานที่จะส่งอีเมลหัวหน้างานของพวกเขาสำหรับ PTO จากนั้นหัวหน้างานจะตรวจสอบจำนวนวันที่พนักงานมีและกรอกแบบฟอร์มบางส่วนเพื่อให้พนักงานกรอกข้อมูลและลงนามก่อนที่จะอนุมัติคำขอ เนื่องจาก บริษัท ของเราได้เพิ่มจำนวนพนักงานที่รายงานไปยังผู้จัดการแต่ละคนในระหว่างการปรับโครงสร้างของปีที่แล้วความต้องการเวลาของผู้จัดการสำหรับคำขอ PTO นั้นเพิ่มขึ้นอย่างมาก ด้วยผู้ช่วยเพียงคนเดียวผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงถูกน้ำท่วมพร้อมคำขอสำหรับพนักงานแต่ละคน ผลที่ได้คือเวลาที่ใช้ในการค้นคว้าและตอบสนองคำขอซึ่งนำไปสู่ข้อผิดพลาดมากมายเช่นกัน ด้วยการใช้อินทราเน็ตของ บริษัท เพื่อแจกจ่ายแบบฟอร์มและปรับแต่งระบบ HRIS ด้วยการเข้าสู่ระบบของพนักงานการวิจัยและรูปแบบส่วนใหญ่สามารถทำได้โดยพนักงานเอง ระบบใหม่จะทำงานดังนี้: การนำการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนนี้มาใช้จะทำให้พนักงานผู้จัดการและทรัพยากรบุคคลมีเวลาว่างมากขึ้น เวลาที่บันทึกไว้สามารถใช้ในการติดต่อส่วนบุคคลกับพนักงานที่มีคำถามมากกว่าปกติช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าโดย HR การดำเนินการตามนโยบายปัจจุบันจะทำให้เวลาและทรัพยากรสูญเสีย สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความผิดหวังเกี่ยวกับนโยบายปัจจุบันผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฉันสามารถพบกันได้หลังจากปีแรก เราพร้อมที่จะให้รายละเอียดเฉพาะที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงนี้ในการประชุมกับผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล กระบวนการใหม่นี้สามารถดำเนินการได้ในช่วงหกเดือนทำให้ บริษัท ได้รับประโยชน์ในปีปฏิทินนี้ (2011) และเน้นกลยุทธ์ของคุณในการมุ่งเน้นไปที่ผู้คนอย่างรวดเร็วโดยการปรับปรุงนโยบาย ฉันจะติดต่อคุณภายในหนึ่งสัปดาห์ของปีแรกเพื่อหารือเกี่ยวกับโอกาสนี้เพิ่มเติม หากคุณมีคำถามในระหว่างนี้โปรดติดต่อฉันที่ส่วนขยายของฉันในส่วนหัวของบันทึก ขอแสดงความนับถือ XXXX
ข้อสังเกตการปิด จดจำสิ่งนี้ - แม้จะอุทิศเวลาเพียงไม่กี่วินาทีในการจัดระเบียบความคิดของคุณโดยใช้กระบวนการห้าขั้นตอนนี้สามารถปรับปรุงงานของคุณได้โดยไม่ต้องคำนึงถึงเนื้อหา การทำตามแต่ละขั้นตอนแบบรวมซึ่งกันและกันจะช่วยให้คุณนักเขียนธุรกิจช่วยอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารที่แข็งแกร่งซึ่งมีผลดีต่อธุรกิจ
