เกือบสองในสามหรือ 64 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจขนาดเล็กไม่สามารถติดตามได้ว่าอุปกรณ์การพิมพ์มีค่าใช้จ่ายเท่าไรและไม่สามารถติดตามการใช้งานได้ และถ้าคุณไม่สามารถติดตามสถิติพื้นฐานเหล่านี้ในธุรกิจของคุณคุณจะไม่รู้ว่าเสียไปมากแค่ไหน
วิธีเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณด้านไอทีของคุณด้วยรายงานการจัดการเอกสารที่ชาญฉลาด (PDF) และการสำรวจสถานะการจัดการเอกสารของ SMB โดย Xerox (NYSE: XRX) ให้ข้อมูลเชิงลึกและโซลูชั่นที่มีคุณค่าสำหรับการพิมพ์ในโลกดิจิตอล
$config[code] not foundประโยชน์ของการตรวจสอบเครื่องพิมพ์ของคุณ
การสำรวจ
การสำรวจดังกล่าวดำเนินการในสหรัฐอเมริกาฝรั่งเศสเยอรมนีและสหราชอาณาจักรโดยมีธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางเข้าร่วมกว่า 1,000 ราย เป้าหมายคือเพื่อค้นหาว่า บริษัท เหล่านี้จัดการการพิมพ์และเอกสารอย่างไร รายละเอียดของการใช้เครื่องพิมพ์แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในธุรกิจขนาดเล็ก จากการสัมภาษณ์ธุรกิจ 56 เปอร์เซ็นต์รายงานการเรียกเก็บเงินและใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระบวนการใช้กระดาษในองค์กร 53% กล่าวว่าการรายงานทางธุรกิจและการเงินนั้นคล้ายกันกับกระดาษเข้มข้นและ 51 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าแบบฟอร์มทรัพยากรบุคคลและไฟล์พนักงานกำลังบินออกจากเครื่องพิมพ์จำนวนมาก
พนักงานที่ถูกร้องเรียนสี่สิบเจ็ดเปอร์เซ็นต์พิมพ์อีเมลได้เพิ่มขึ้นเป็นส่วนใหญ่ของการใช้เครื่องพิมพ์ของพวกเขาและร้อยละเดียวกันอ้างว่าลายเซ็นตามกฎหมายเป็นท่อระบายน้ำขนาดใหญ่บนกระดาษและการใช้เครื่องพิมพ์ ธุรกิจขนาดเล็กกว่าร้อยละ 40 รายงานการอนุมัติการจัดซื้อสื่อการตลาดและใบเสนอราคาลูกค้าใช้ทรัพยากรกระดาษและการพิมพ์ในปริมาณที่ดี
สำหรับ บริษัท ด้านการแพทย์กฎหมายสถาปัตยกรรมและการออกแบบผลงานพิมพ์อาจสูงกว่าการสำรวจมาก และบ่อยครั้งที่ธุรกิจเหล่านี้ไม่มีผู้ให้บริการด้านการจัดการที่ดูแลงานหนักนี้
สถิติที่เห็นได้ชัดจากการสำรวจอีกครั้งคือระยะเวลาที่เสียไปกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์? รองานที่เครื่องพิมพ์หมดเสบียงหรือไปที่ร้านขายเครื่องพิมพ์เพื่อรับเอกสารเพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมากเวลา แน่นอนว่าค่าใช้จ่ายอาจไม่สามารถมองเห็นได้ แต่อยู่ที่นั่น
ซีร็อกซ์กล่าวว่าในสหรัฐอเมริกาเวลารอเอกสารที่ธุรกิจพร้อมเครื่องพิมพ์ส่วนกลางที่ใช้ร่วมกันนั้นใช้เวลาประมาณสามนาทีสำหรับพนักงานแต่ละคน มันออกมา 13 ชั่วโมงต่อปีต่อพนักงานหนึ่งคน ดังนั้นแม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงาน 10 คนก็สามารถใช้เวลาได้ 130 ชั่วโมง
รายงาน
รายงาน“ วิธีเพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณไอทีของคุณด้วย Smarter Document Management” มีวิธีแก้ไขปัญหาที่ธุรกิจขนาดเล็กสามารถปรับใช้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดขึ้นจากการสำรวจ
คนแรกคือการหาพันธมิตรที่มีการจัดการบริการการพิมพ์เพื่อช่วยให้พวกเขาจัดการการใช้งานเครื่องพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลิซ่าเกรแฮมผู้จัดการฝ่ายการตลาดช่อง Xerox โพสต์ในบล็อกอย่างเป็นทางการของ Xerox เขียนถึงความจำเป็นที่ธุรกิจต่างๆจะต้องดำเนินการเชิงรุกมากขึ้นในการประเมินการใช้เครื่องพิมพ์ “ การประเมินผลการพิมพ์สามารถระบุการประหยัดต้นทุนและการปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว” เกรแฮมอธิบาย
ทุกอย่างตั้งแต่เอกสารที่ถูกทอดทิ้งในถาดเครื่องพิมพ์ไปจนถึงการซื้ออุปกรณ์สิ้นเปลืองการพิมพ์สีโดยไม่จำเป็นและความไร้ประสิทธิภาพอื่น ๆ
ด้วยการแปลงเป็นดิจิทัลแปลงเกือบทุกส่วนของธุรกิจของคุณ Managed Print Services ที่เชื่อถือได้หรือพันธมิตรอื่น ๆ สามารถรวมการแปลงเป็นดิจิทัลเวิร์กโฟลว์เอกสาร
ในฐานะที่เป็นปัญหาที่แยกต่างหาก แต่เกี่ยวข้องกันรายงานระบุว่า 90 เปอร์เซ็นต์ของธุรกิจถูกละเมิดเนื่องจากการพิมพ์ที่ไม่ปลอดภัย
ข้อสรุป
ในตอนท้ายของรายงาน Xerox แนะนำให้ บริษัท ทุกขนาดค้นหาพันธมิตรด้านการจัดการบริการที่ถูกต้อง แต่อาจไม่สามารถทำได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก รายงานนี้ให้ข้อมูลที่มีค่าสำหรับผู้ที่ไม่สามารถจ้างบริการดังกล่าวได้เช่นกัน
ด้วยการเลือกเครื่องพิมพ์ล่าสุดที่มีโซลูชันการติดตามและตรวจสอบการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดกับการกำกับดูแลที่ดีและการให้ความรู้แก่พนักงานของคุณคุณสามารถจัดการปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องพิมพ์ที่ไม่มีการควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โซลูชันบางอย่างมีการตั้งค่ามาตรฐานเพื่อให้สำเนาทั้งหมดเป็นขาวดำรวมกับคลาวด์และเวิร์กโฟลว์มือถือเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและประสานงานการจัดซื้อวัสดุสิ้นเปลือง
รูป: ซีร็อกซ์
เพิ่มเติมใน: Gadgets 1
